Μέσω του ηλεκτρονικού αρχείου της πολεοδομίας εντοπίστηκαν οι άδειες και τα ονόματα των ιδιοκτητών και των μηχανικών που εμπλέκονται σε αυτές κι έτσι η πολεοδομία τους ειδοποιεί, καλώντας τους να προσκομίσουν τα σχέδια εφόσον τα έχουν στο δικό τους αρχείο. Εφόσον δεν υπάρχουν, θα κληθούν ιδιώτες μηχανικοί για να κάνουν την αποτύπωση κάθε χώρου. Η ίδια διαδικασία ακολουθείται, άλλωστε, σε κάθε περίπτωση ανασύστασης φακέλων που έχουν χαθεί από το 1950 μέχρι σήμερα.
Ο αντιδήμαρχος Αστικού Σχεδιασμού, Πολεοδομίας και Δικτύων, Ανδρέας Κουράκης διευκρινίζει ότι υπέβαλε την παραίτησή της η προϊσταμένη της διεύθυνσης πολεοδομίας, για λόγους ευθιξίας ενώ η Εισαγγελία Πρωτοδικών Θεσσαλονίκης διέταξε προκαταρκτική εξέταση για να διερευνηθούν οι ακριβείς συνθήκες του συμβάντος ενώ τρόπους καταλογισμού ευθυνών αναζητούν η αντιδημαρχία, η νομική υπηρεσία και η διεύθυνση διοικητικού του δήμου.
«Το έγγραφο που έχουμε από το Σώμα Επιθεωρητών Ελεγκτών Δημόσιας Διοίκησης που ήρθε στη Διεύθυνση Πολεοδομίας ρωτά πόσες είναι οι οικοδομικές άδειες που αφορούν το θέμα, αν υπάρχουν καταγγελίες από τους ιδιοκτήτες και αν διενεργείται έρευνα για να επιβληθούν πειθαρχικές κυρώσεις» τονίζει ο κ. Κουράκης και παρουσιάζει τις λεπτομέρειες του συμβάντος.
Σύμφωνα με τον αντιδήμαρχο, στις 4:30 το απόγευμα της 14ης Νοεμβρίου τοποθετήθηκαν στο κτίριο της πολεοδομίας φάκελοι οι οποίοι επρόκειτο να μεταφερθούν με φορτηγάκι σε αποθήκη όπου φυλάσσεται το αρχείο, στη Θέρμη. Ταυτόχρονα, την ίδια μέρα, είχε γίνει συνεννόηση από τη διεύθυνση Πολεοδομίας και τη Διεύθυνση Ανακύκλωσης και Καθαριότητας του δήμου να αφήσουν οι υπεύθυνοι της ανακύκλωσης σακούλες προκειμένου να τις χρησιμοποιήσουν οι υπάλληλοι της πολεοδομίας για έγγραφα που επρόκειτο να ανακυκλωθούν. Υπήρχε όμως ρητή εντολή να μην ανακυκλωθεί κανένας φάκελος.
«Στις 4:30 η ώρα ήρθαν αυτοί που έπρεπε να αφήσουν τις σακούλες αλλά επειδή έγινε κακή συνεννόηση στο προσωπικό της ανακύκλωσης οι υπάλληλοι θεώρησαν ότι έπρεπε να πάρουν τους φακέλους για να τους ανακυκλώσουν. Την επομένη, 15 Νοεμβρίου, οι υπάλληλοι της πολεοδομίας που επρόκειτο να παραλάβουν τους φακέλους για να τους μεταφέρουν στη Θέρμη διαπίστωσαν ότι έλειπαν και, έπειτα από επικοινωνία με τη διεύθυνση ανακύκλωσης, έγινε γνωστό ότι οι φάκελοι είχαν ανακυκλωθεί» αναφέρει χαρακτηριστικά ο κ. Κουράκης. Επισημαίνει δε ότι ακολούθησε η σύνταξη σχετικών εκθέσεων για το συμβάν από τις υπηρεσίες
